Wel of niet terug naar kantoor? Hoe ziet de ideale werkplek van de toekomst er uit in de nabije toekomst?

Verschillende onderzoeken worden uitgevoerd onder kantoorwerkers over gewenste situaties. Maar wie bepaalt nu eigenlijk de ideale kantoor/werkstrategie? Wat zijn verwachte factoren die een rol spelen bij deze keuze voor de toekomst? En zijn er verschillen te verwachten in doelgroepen? Een mooi moment om dit vraagstuk eens te bekijken. 

Sinds de uitbraak van Covid-19 in maart 2020 zit een groot deel van het land thuis aan de keukentafel gekluisterd voor het werk. Al dan niet met thuislerende kinderen. Geen ideale situatie. Thuiswerken kent voor- en nadelen. Volgens Vastgoedmarkt blijkt eind januari dat bijna 75% van de werknemers na de pandemie voltijds, of vrijwel voltijds, thuis wil blijven werken. Dat bleek uit een onderzoek van marktonderzoeker Telecompaper, die 1250 werknemers ondervroeg. Sommige werknemers missen niets op kantoor en vinden het thuis prima, anderen missen de heerlijke lunch, koffie of de reiskostenvergoeding. Minder reistijd en een betere work/life balans zijn echte voordelen. Maar nadelen kleven ook zeker aan het langdurige thuiswerken. In de whitepaper van MT lezen we dat mensen de binding met kantoor missen; het behouden van betrokkenheid en een goed team is veel moeilijker op afstand. Eenzaamheid kan ook een rol spelen, niet iedereen heeft thuis mensen om zich heen als uitlaatklep. Een van de grootste nadelen zijn mogelijk de langere – en digitale dagen. Bloomberg onderzocht dat de werkdag gemiddeld 48 minuten langer is met veel (online) meetings. De werkelijke productiviteit kan zowel als een voordeel als nadeel worden gezien; waar de een thuis meer gedaan krijgt, heeft een ander moeite met concentratie of discipline om actief aan de slag te gaan achter de keukentafel. 

De meeste trends voorspellen dat een hybride vorm het meest waarschijnlijk is om te verwachten. Facto stelde in een artikel vorige maand nog dat het kantoor niet dood is. Thuiswerk blijft een belangrijk aandeel verwacht men, het zal niet of/of maar en/en worden. De rol van het kantoor gaat zeker veranderen, alleen blijft de grote vraag voor ondernemers: hoe precies?

Wie bepaalt de nieuwe werkstrategie?

Een combinatie van organisatieaspecten gaat naar verwachting de doorslag geven hoe de toekomst op kantoor er uit gaat zien. De HR-afdelingen, de ICT-afdelingen en de facility managers hebben allemaal hun eigen rol in het toekomstig gebruik van het kantoor. Allen hebben een bepaalde rol in de keuze en uitrol van het toekomstige scenario.

De ICT-afdeling moet bij structureel thuiswerk voorzien in de goed ingerichte thuiswerkplek, voorzien van de juiste hardware, software en tools om goed op afstand te kunnen werken. Denk ook aan de veiligheid van je bedrijfsdata. Ook vanuit huis moet je veilig bij alle data kunnen die nodig zijn om je werk goed te doen.

Team HR legt de spelregels omtrent thuiswerken vast, waaronder een door Arbo ergonomisch verantwoorde werkplek. Onderschat niet de financiële impact hiervan: de verstrekkingen moeten passen binnen de Werk Kosten Regeling, anders betaal je als werkgever behoorlijk belasting.

Contact houden binnen het team is een factor die ook aandacht vraagt: hoe houd je contact met elkaar, hoe vaak is er overleg gepland en hoe leg je afspraken naar elkaar vast. Bij structureel thuiswerken is een thuiswerkcontract nog geen gek idee. 

Verder is het als IT en HR belangrijk om ervoor zorgen dat medewerkers in de praktijk ook echt alle noodzakelijke apparatuur krijgen om goed hun werk te kunnen doen. Anders zijn alle voorbereidingen voor niets geweest.

Als laatste heeft de facility manager natuurlijk ook een stem. CBRE voorspelde een wijziging in de kantoorbehoefte. Het onderzoek voorspelde onder andere dat “het einde van de vaste aanwezigheid op de werkplek bij zal dragen aan productiviteitsgroei en persoonlijke creativiteit” en dat “bijna alle werknemers mobiel zullen zijn en een netwerk van locaties nodig zullen hebben om zo productief en betrokken mogelijk te kunnen zijn”. De crisis heeft ons versneld laten nadenken over het waarom en wanneer we naar kantoor gaan. De nieuwe patronen van kantoorgebruik die gaan ontstaan kunnen betekenen dat sommige organisaties minder, juist meer verspreid of een andere vorm van kantoorruimte nodig hebben (deelkantoor, werkplek, projectruimte etc.).

Welke factoren kunnen een rol spelen in de keuze?

1. Kosten: De reiskostenvergoeding en kosten thuiswerkplek

Deloitte geeft helder aan wat de impact is van de wijziging in het dagelijkse reispatroon naar kantoor. Bij 100% thuiswerken is niet langer sprake van woon-werkverkeer. Hierdoor kan afhankelijk van afspraken de reguliere reiskostenvergoeding worden stopgezet. Daarentegen levert thuiswerken ook kosten op en kan je overgaan naar een thuiswerkvergoeding. Doorbetalen van de reisvergoeding kan, maar ook dat kan impact hebben op de vrijstelling. Bekijk de impact hiervan dus goed.

2. Work/life balans in flex werken

De balans tussen thuiswerk en kantoorgebruik verschilt per organisatie en functie. Afhankelijk van technische en financiële mogelijkheden dient hier een keuze in te worden gemaakt. De werknemer heeft met de lange periode van thuiswerk ervaren dat werken zonder files, en (afhankelijk van rondrennende kinderen thuis) in een rustige omgeving misschien leidt tot een hogere productiviteit. Daarentegen ervaart een deel ook stress, lange werkdagen en een verstoorde werk/privé balans. De (on)mogelijkheden om alles goed te organiseren bepaalt mede het succes van een hybride werkvorm als je thuiswerk onderdeel wilt maken van je werkstrategie.

3. Faciliteiten van het kantoor

Veiligheid is een van de belangrijkste factoren: is er goede ventilatie, kan afstand worden gehouden? Zijn er voldoende m2 beschikbaar om veilig in eenzelfde ruimte te kunnen werken? Met voldoende ruimte kunnen collega’s elkaar weer veilig en plezierig ontmoeten op kantoor. Is schoonmaak goed geregeld zodat collega’s gebruik kunnen maken van dezelfde werkplekken.

Techniek is een andere factor die meespeelt. Doordat deels vanuit huis gewerkt blijft worden moet het mogelijk zijn interactie te houden met deze collega’s. Er is dus meer behoefte aan ruimtes voor vergaderingen als de helft van de mensen op kantoor en de andere helft thuis aan de slag is. Daarnaast zijn thuis ook de tools nodig om op afstand goed samen te werken. In de markt zijn voldoende partners te vinden die hierbij kunnen ondersteunen. Toegankelijkheid en beschikbaarheid is een andere factor. Kantoren moeten met de komst van nieuwe werkstrategieën en generaties niet enkel op standaardtijden, maar 24/7 beschikbaar zijn.

4. De organisatie ambitie: rol, inrichting en locatie van het kantoor

Het kantoor wordt vaker als ontmoetingshub ingezet, waardoor de inrichting ook een rol gaat spelen. Mogelijk is het de plek om te vergaderen, of om juist in stilte te werken.

Waar dat kantoor ligt kan ook bepalend zijn: geografisch dichtbij het huis van je medewerkers, verspreid over het land, of dichtbij je belangrijkste samenwerkingspartners of klanten. Mogelijk is nu de tijd om te kiezen voor meerdere kleine flexibele ontmoetingslocaties op meerdere hotspots, waar medewerkers in afwisselende teams kunnen werken, dichtbij huis. Goed voor de (project) team spirit, de productiviteit én mogelijk de kosten. In Business Insider lezen we dat de vraag naar flex kantoorruimtes alleen maar toe gaat nemen als gevolg van Covid-19. Bovendien willen mensen volgens dit artikel ook graag werken in een gebouw waar gelijkgestemden zitten. Dat hoeven niet enkel je eigen collega’s te zijn: goed om te werken in een community van gelijken, zoals je dat bijvoorbeeld in high tech op thema ziet.

5. Bedrijfscultuur: wat wil je uitstralen

Al lange tijd geleden is bekend geworden dat een kantoor een spiegel kan zijn voor je bedrijfscultuur. Het is niet alleen een plek om te werken en te ontmoeten, maar vaak ook een locatie waar klanten worden ontvangen, en geeft een bedrijfsruimte vorm aan gewenste manier van werken in je organisatie. Hoe je werk organiseert heeft een uitstraling naar binnen en buiten de organisatie.

Verschillen in doelgroepen

Lifecycle van je bedrijf

Afhankelijk van de levensfase van je bedrijf heb je mogelijk een andere behoefte aan werkruimte. Begin je met een virtueel kantoor voor een postadres, heb je behoefte aan een flexplek, een werkplek, kantoor voor een of meerdere dagen, een gedeeld kantoor of een flexibel kantoor? Zo zijn er voor startups, scaleups en grotere bedrijven verschillende opties. Als je beeld hebt bij de gewenste grootte en flexibiliteit kan je op zoek.

Verschillende branches

Niet in alle branches is thuiswerk mogelijk. Volgens het CBS werken in deze branches de meeste thuiswerkers: onderwijs, informatie & communicatie, Finance, energie of zakelijke dienstverlening.

Verschillende generaties

Verschillende generaties, verschillende wensen: leeftijdsgroepen denken verschillend over werken vanuit huis. Het is verstandig om ook rekening te houden met de specifieke wensen van je eigen werknemerspopulatie. In het rapport van HP lezen we dat de wensen wijzigen: mensen leven langer, gaan later met pensioen. Vrouwen werken meer en je hebt de nieuwste generaties Y en Z die de markt op komen. Elke groep heeft zo zijn eigen wensen ten aanzien van werk, werklocatie, tools en worklife balans. 86% van de managers geven aan dat technologie een grotere impact gaat hebben op de medewerkersbetrokkenheid. Volgens Randstad maken de millennials in 2030 75% van de beroepsbevolking uit, goed om al rekening te houden met deze wensen.

Hoe bepaal jij wat de ideale werkstrategie wordt: tips ter overweging

Het succes van een organisatie wordt onder meer bepaald door de harmonie op de werkvloer. Een prettige werkomgeving ondersteunt de bedrijfsactiviteiten. Een werkomgeving waar medewerkers zich prettig voelen en gemotiveerd zijn is belangrijk.

1. Om een ideaal plaatje voor je eigen organisatie op te stellen is het van belang om onder meer te kijken naar:

-       De bezettingsgraad. De bezettingsgraadmeting (Heyday) kan hierbij helpen.

-       De relatiemix: wie werkt wanneer met elkaar samen.

-       De activiteitenmix: welke soort werkzaamheden vinden plaats op een dag.

2. Bekijk goed wie jouw doelgroep is op kantoor. De keuze voor een locatie heeft effect op de medewerkersbetrokkenheid.

3. Laat je inspireren door anderen. Er worden diverse masterclasses georganiseerd over de ideale werkstrategie. Per organisatie spelen eigen factoren een rol, dus een ideaal advies bepaal je zelf op basis van de voor jou doorslaggevende factoren.

4. Plan een referentiebezoek bij een bedrijf in een soortgelijke branche, bespreek wat zij doen.

5. Check de mogelijkheden bij flex aanbieders. Sommige aanbieders spelen in op flexibel werken door nieuwe concepten aan te bieden op kantoor. Voor ontmoeten, werkplekgebruiken of flexibele kleinschalig gebruik van een kantoor. Kleinere kantoren kunnen ondersteunen in flexibiliteit, concentratie, welzijn en samenwerking. 

6. Bekijk de opzegtermijn van een mogelijk nieuwe bedrijfsruimte. Met een flexibele korte opzegtermijn kan je nog eens wat uitproberen.

7. Overweeg met wie je zou willen samenwerken, of wie je wilt ontmoeten op de werkplek. Community’s kunnen mogelijk innovatie versterken voor je eigen organisatie.

Mooi om af te sluiten met de titel van een rapport van HP over de toekomst: PREPARE NOW OR RISK BEING RUN OVER TOMORROW

Mogelijkheden die Twice biedt

Sinds vorig jaar biedt Twice naast flexibele kantoren en labruimten op 4 (inmiddels 5) hotspots ook virtuele kantoren, een kantoor voor een vaste dag, of vaste werkplekken aan voor high tech bedrijven, van startup, scaleup tot internationale nevenvestiging. Allemaal heel flexibel, in de mooie Brainport regio met een levendig ecosysteem. Op locatie werken kan veilig, dichtbij huis, of op projectbasis. Mogelijk een tof idee om voor je bedrijf een externe innovatie hub hier te creeren! Benieuwd naar de mogelijkheden? Check de website of bel of mail ons voor een vrijblijvend bezoek of gesprek.